Tabel Resiko Pada ISO 9001 : 2015

Pada ISO 9001 Versi 2015 dimana pendekatan model menjadi Risk Based Thinking, berikut ini kami coba mengulas tentang penilaian resiko didalam organisasi dan penerapannya pada table resiko.

Artikel terkait Risk Based Thinking

Definisi Resiko

Resiko dapat dikategorikan menjadi dua jenis yaitu :

• Severity yaitu keadaan yang membahayakan secara serius.
• Probability yaitu kemungkinan keadaan membahayakan akan terjadi.

Resiko Kuantitatif

Dari pola Severity dan Probability kita dapat menggambarkan maping pertemuan diantara keduanya menjadi table resiko kualitatif :

Resiko Kualitatif

Dengan cara yang sama juga dapat digambarkan menjadi resiko kualitatif seperti contoh gambar berikut ini :

TABEL RESIKO / LOG RESIKO

Daftar table resiko atau resiko log menjadi penting karena pencatatan resiko diidentifikasi berdasarkan tingkat keparahan , dan langkah-langkah tindakan yang akan diambil .

• Hal ini dapat menjadi dokumen sederhana, spreadsheet ,atau sistem basis-data, tetapi yang paling efektif dalam bentuk format tabel.
• Sebuah tabel menyajikan banyak informasi hanya dalam beberapa halaman.

Tidak ada daftar standar baku tentang komponen yang harus dimasukkan dalam daftar resiko. Beberapa komponen yang paling banyak digunakan adalah :

• Tanggal : Sebagai register adalah dokumen aktual, penting untuk merekam, tanggal tersebut sebagai identifikasi resiko atau dimodifikasi tanggal opsional untuk disertakan target dan tanggal penyelesaian.
• Deskripsi Resiko : Sebuah kalimat yang menguraikan resiko.
• Jenis Resiko (Bisnis, Proyek, Tahap) Klasifikasi resiko : (1) Resiko bisnis terkait dengan pengiriman. (2) Resiko proyek berhubungan dengan pengelolaan proyek seperti jangka waktu dan sumberdaya,dan resiko. (3) Tahap resiko yang terkait dengan tahap tertentu dari rencana.
• Kemungkinan Terjadinya : Menyediakan penilaian atas seberapa besar kemungkinan itu adalah bahwa resiko ini akan terjadi. Contohnya adalah : L-Low> 30%) (, M-Medium (31-70%), H-tinggi (> 70%).
• Keparahan : Menyediakan penilaian dampak bahwa terjadinya resiko ini akan memiliki aspek keparahan pada proyek.
• Penanggulangan : Tindakan yang harus diambil untuk mencegah, mengurangi, atau pengalihan resiko. Ini mungkin termasuk rencana kontingensi produksi.
• Pemilik : Orang yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa resiko yang tepat terlibat dalam penanggulangan yang dilakukan.
• Status : Menunjukkan apakah ini adalah resiko saat ini atau jika resiko tidak bisa lagi timbul dan berdampak pada proyek. Contoh Klasifikasi adalah : C (Current) = Saat ini atau E (End) = Berakhir.
• Kolom Lain : Seperti nilai kuantitatif juga dapat ditambahkan jika sesuai.

Survei Kepuasan Pelanggan

Kepuasan pelanggan adalah salah satu parameter terhadap keberlangsungan usaha dan bisnis kita, bagaimana kita akan mengembangkan volume menjadi dua kali lebih besar atau sepuluh kali lebih besar atau bahkan tidak bertumbuh alias stagnan?

Bagaimana kita mengetahui bahwa pelanggan puas?  

Nah, untuk mengetahui apakah pelanggan puas atau tidak yaitu dengan menanyakannya langsung kepada mereka. Ketika kita melakukan survei kepuasan pelanggan, apa yang akan kita tanyakan kepada pelanggan sangatlah penting. Bagaimana, kapan dan seberapa sering kita mengajukan pertanyaan ini juga sama pentingnya. Namun, hal yang paling penting dalam melakukan survei kepuasan pelanggan adalah apa yang akan kita lakukan dengan jawaban mereka.

Tanyakan apakah pelanggan puas?

Ada banyak cara untuk menanyakan apakah pelanggan puas atau tidak dengan perusahaan, produk dan layanan yang mereka terima, misalnya:

• Face-to-face.  Ini bisa kita lakukan ketika mereka selesai berbelanja di took atau kantor kita.

• Telepon. Jika kita memiliki nomor telepon mereka, teleponlah setelah mereka selesai berkunjung untuk menanyakan apakah mereka puas.

• Kuesioner.  Cara ini sudah digunakan sejak lama dan hasilnya sudah bisa ditebak.

• Email. Kirimkan mereka email survei kepuasan pelanggan.

• Mengundang mereka untuk mengambil survei kepuasan pelanggan.

Waktu terbaik untuk melakukan survei kepuasan pelanggan adalah ketika pengalaman masih segar dalam pikiran pelanggan. Jika Anda menunggu terlalu lama untuk melakukan survei, respon pelanggan mungkin kurang akurat. Pelanggan mungkin sudah lupa dengan pengalaman yang mereka rasakan. Mereka mungkin asal dalam menjawab pertanyaan karena kebingungan dengan kunjungan mereka yang lainnya.

Apa yang perlu ditanyakan dalam survei kepuasan pelanggan?

Anda bisa menanyakan “apakah Anda akan membeli dari kami lagi?”, namun terlalu mudah bagi pelanggan untuk menjawab “ya” dari pertanyaan tersebut. Tentunya, kita ingin menanyakan pertanyaan lain dalam survei kepuasan pelanggan. Hal itu dilakukan untuk lebih dekat dengan perilaku yang diharapkan dan mengumpulkan informasi tentang apa yang harus diubah dan dipertahankan.

Kita bisa mengajukan pertanyaan dasar kepuasan pelanggan:

• Seberapa puaskah Anda dengan pembelian yang Anda lakukan (dari produk atau jasa)?

• Seberapa puaskah Anda dengan layanan yang kami berikan?

• Seberapa puaskah Anda dengan perusahaan kami secara keseluruhan?

Kita juga bisa menanyakan pertanyaan loyalitas pelanggan:

• Seberapa besar kemungkinan Anda untuk membeli dari kami lagi?

• Seberapa besar kemungkinan Anda untuk merekomendasikan produk/layanan kami kepada orang lain?

• Seberapa besar kemungkinan Anda untuk merekomendasikan perusahaan kami kepada orang lain?

• Apa yang pelanggan suka dan tidak dari produk, layanan dan perusahaan kita?

Seberapa seringkah kita harus melakukan survei kepuasan pelanggan?

Frekuensi kita melakukan survei kepuasan pelanggan tergantung dari seberapa sering Anda berinteraksi dengan pelanggan.

Apa yang harus dilakukan dari jawaban sebuah survei kepuasan pelanggan?

Bagian paling penting dari survei kepuasan pelanggan adalah apa yang harus kita lakukan dengan jawaban pelanggan. Kita harus meng-kompilasi jawaban mereka yang berbeda, mencari tren, mencari perbedaan wilayah dan/atau produk. Namun yang paling perlu adalah bertindak berdasarkan informasi yang didapat dari pelanggan meskipun itu hanyalah sebuah survei.

Kita harus memperbaiki apa yang menjadi keluhan pelanggan, memperhatikan saran mereka. Kita harus meningkatkan upaya perusahaan dan produk di wilayah-wilayah yang paling berarti bagi sebagian besar pelanggan. Kita tidak perlu mengubah hal-hal yang mereka suka. Terpenting adalah kita harus memberikan feedback bahwa jawaban mereka kita hargai dan sedang ditindak-lanjuti.

Jadi bagaimana kita tahu mana yang penting? Bagaimana kita tahu apa yang sebenarnya terjadi dengan mereka? Lebih penting lagi, bagaimana kita tahu mana yang harus kita fokuskan agar memiliki dampak terbesar dari sumberdaya terbatas yang kita miliki untuk meningkatkan kepuasan pelanggan?

Cara Memilih Konsultan ISO Yang Berkualitas

Saat ini banyak terdapat jasa konsultasi yang kita temukan di internet, pada era dimana informasi dapat diperoleh dengan mudah dan semua dapat diakses melalui layar monitor computer atau melalui smartphone, maka akan kita harus jeli dalam memilih perusahaan Jasa konsultan ISO yang baik dan sesuai dengan kebutuhan kita.  

Sebelum kita memilih Konsultan ISO untuk membantu pelaksanaan proyek, coba jawab beberapa pertanyaan berikut ini :

• Apakah harga merupakan pertimbangan utama ?
• Apakah tenggat waktu menjadi pertimbangan utama?
• Apakah ada fungsi terkait, teknologi atau produk tambahan yang dibutuhkan?

Agar kita tidak kecewa dengan Konsultan ISO yang kita pilih karena banyak iklan-iklan yang hamper seluruhnya menyatakan sebagai Konsultan ISO terbaik meskipun pada prakteknya tidak sesuai dengan kenyataannya, penulis sendiri pernah mempunyai pengalaman dalam menangani klien-klien yang bangkrut dari Konsultan ISO lain yang meng-klaim dengan servis dan harga yang murah tetapi baru beberapa persen pekerjaan dilakukan tidak memuaskan bahkan ada yang terhenti tanpa kejelasan.

Agar hal-hal seperti itu tidak terjadi pada perusahaan kita, berikut ini kami rangkum beberapa tips dan cara memilih Konsultan ISO yang baik :

1.    Respon Waktu

Pastikan kita menerima respon yang cepat dan detail, Konsultan ISO yang baik selalu menghargai waktu klien, mereka tidak akan memberikan jawaban yang lama atau terkesan ambigu (hal ini mungkin karena masih mencari-cari sumberdaya terkait atau sumber-lainnya).

2.    Lihat Kualifikasi Konsultan ISO

Pastikan kita mendapatkan CV dari Konsultan ISO yang akan menangani perusahaan kita,  semakin detail CV dari Konsultan ISO yang menanganinya maka semakin bagus dan berkualitas, hal ini untuk mendapatkan jawaban apakah sesuai dengan bidang teknis pekerjaan yang kita tawarkan.

3.    Lihat  History Konsultan ISO

Pastikan pada saat kita meminta penawaran kita juga mendapatkan Company Profile dari Konsultan ISO dimaksud dan memperoleh Feedback yang kita butuhkan sesuai dengan pertanyaan pertaanyan kita.

4.    Detail Kontrak Yang Jelas

Pastikan kontrak kerja berisi tentang langkah-langkah kerja, apa yang mejadi acuan, berapa lama proyek akan dilakukan, After-Sales-Service yang jelas, dan hal-hal lainnya yang dijabarkan didalam kontrak kerja.

5.    Cari Referensi Terkait

Untuk menambah keyakinan, kita boleh mencari referensi berkenaan dengan Konsultan ISO yang kita undang, bukan bermaksud untuk tidak percaya tetapi hal ini dapat menguatkan identitas siapa Konsultan ISO yang akan kita pergunakan jasanya.

Hal-hal lain yang juga perlu diawasi mengingat bahwa semua menjanjikan sebagai “Nomor Satu” :

1.    Terlalu Bombastis Dan Indah

Bila sesuatu penawaran itu terlalu indah mungkin kebenarannya tidak seperti itu, dengan berbagai macam teknik marketing dan promo yang kadang “To good to be true” kita dibuai dengan promosi-promosi yang menjanjikan segudang kemudahan padahal moral utama dari konsultasi adalah “Transfer Knowledge” dari Konsultan ISO kepada tim organisasi kita.

2.    Harga Dibawah Pasar

Pada dasarnya sebenarnya sudah ada acuan ketetapan harga untuk Jasa Konsultasi ISO, referensi tentang hal ini merujuk kepada ketetapan Asosiasi Konsultan Indonesia. Sehingga bila kita mendapati harga yang ditawarkan dibawah harga pasar bisa jadi tenaga ahli yang diterjunkan pada perusahaan kita masih belum memenuhi kualifikasi yang seharusnya.

Jadi tunggu apalagi?, segera hubungi kami isokonsultindo sebagai Konsultan ISO Professional, Qualified, Experienced tetapi juga Ekonomis, Mudah dan Cepat.  Kami memberikan garansi kelulusan 100% pada semua klien kami. Silahkan klik pada link Jasa Sertifikasi ISO berikut.

Risk Based Thinking Versi ISO 9001 : 2015

Sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya

Organisasi harus menetapkan, menerapkan, memelihara dan terus meningkatkan Sistem Manajemen Mutu, termasuk proses yang diperlukan dan interaksinya sesuai dengan persyaratan standar Internasional ini

Organisasi harus menentukan proses yang diperlukan untuk pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dan aplikasi seluruh organisasi dan menetapkan resiko dan peluang yang sesuai dengan persyaratan, dan merencanakan dan melaksanakan tindakan yang tepat untuk mengatasinya.

Perencanaan untuk sistem manajemen mutu

Ketika merencanakan untuk melaksanakan Sistem Manajemen Mutu, organisasi harus mempertimbangkan isu-isu dan persyaratan sebagaimana dimaksud dan menentukan risiko dan peluang yang perlu ditujukan kepada

• Memberikan jaminan bahwa manajemen mutu sistem dapat mencapai hasil yang diinginkan.

• Mencegah, atau mengurangi, efek yang tidak diinginkan.

• Mencapai perbaikan berkelanjutan.

Organisasi harus merencanakan tindakan untuk mengatasi resiko dan peluang dan bagaimana mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam nya. Proses Sistem Manajemen Mutu mengevaluasi efektivitas tindakan ini, yaitu tindakan yang diambil untuk mengatasi resiko dan peluang akan proporsional dengan dampak potensial pada kesesuaian produk dan layanan.

Tujuan utama dari ISO 9001:2015

• Untuk memberikan kepercayaan pada organisasi kemampuan untuk secara konsisten menyediakan pelanggan dengan produk dan jasa.

• Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Apakah Resiko?

Resiko adalah kemungkinan kejadian atau kegiatan yang menghambat tercapainya tujuan strategis atau operasional didalam organisasi. Konsep " Resiko " dalam konteks standar internasional berkaitan dengan ketidak-pastian dalam mencapai tujuan tersebut.

Apakah Risk Based Thinking?

• Risk Based Thinking adalah sesuatu yang kita semua lakukan secara otomatis dan sering secara bawah sadar. 

• Risk Based Thinking selalu tersirat dalam ISO 9001 yang pada versi 2015 membuatnya lebih eksplisit dan membangun ke seluruh sistem manajemen.  

• Risk Based Thinking sudah merupakan bagian dari pendekatan proses,

• Risk Based Thinking membuat tindakan bagian pencegahan rutin. 

• Risk Based Thinking dianggap hanya dalam arti negatif . 

• Risk Based Thinking juga dapat membantu untuk mengidentifikasi peluang, hal ini dapat dianggap sebagai sisi positif dari resiko.

Apa yang harus saya lakukan?

Mengidentifikasi apa resiko dan peluang yang berada di organisasi Anda adalah tergantung pada konteks berikut :

• ISO 9001 : 2015 tidak akan secara otomatis memerlukan Anda untuk melaksanakan penilaian resiko secara penuh, atau untuk mempertahankan "Risk Register".

• ISO 31000 ( Manajemen Resiko – Prinsip dan Pedoman) akan menjadi referensi yang berguna (Tapi tidak diamanatkan).

• Analisa dan memprioritaskan resiko dan peluang diorganisasi Anda

• Apa yang dapat diterima?
• Apa yang tidak dapat diterima?

• Rencana tindakan untuk mengatasi resiko

• Bagaimana saya bisa menghindari atau menghilangkan resiko?
• Bagaimana saya bisa mengurangi resiko?

• Melaksanakan rencana  dan mengambil tindakan

• Periksa apakah efektivitas tindakan telah berfungsi?

• Belajar dari pengalaman  dan melakukan perbaikan terus-menerus.

Bila anda membutuhkan Jasa Konsultasi ISO professional, qualified, berpengalaman tetapi juga ekonomis, mudah dan cepat silahkan hubungi kami isokonsultindo. Kami memberikan garansi kelulusan 100% pada semua klien kami. Silahkan klik pada link Konsultan ISO berikut.

Bagaimana Konsultan ISO Dapat Membantu Organisasi Anda?

Pada postingan ini penulis akan memberikan pemaparan singkat tentang bagaimana Konsultan ISO dapat membantu anda?

Pada saat organisasi memutuskan untuk menggunakan Konsultan ISO, seringkali Top-Management atau pimpinan tidak mengetahui dengan jelas apa yang  ia butuh kan dari Konsultan ISO. Dalam beberapa kasus aktual yang dihadapi penulis, dapat dikatakan permintaan sistem manajemen digeneralisasi misalnya Sistem Manajemen Mutu, yang disampaikan adalah organisasi membutuhkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.

Kemudian Konsultan ISO akan mengirimkan proposal penawaran Jasa Konsultasi Sistem Manajemen Mutu bahkan termasuk dibundling dengan Sertifikasi ISO 900. Namun kenyataannya setelah dilakukan kajian lebih mendalam yaitu Gap Analisis atau wawancara dengan Top-Management, ternyata yang dibutuhkan hanyalah Prosedur Kerja suatu departemen saja / SOP, atau RACI Model ( Kejelasan Pembagian Tugas), atau permasalahan tentang Alur Proses Bisnis yang perlu untuk disinkronisasi.

Nah, untuk itu solusi yang paling ideal adalah, silahkan undang  Konsultan ISO dan kemudian ajak untuk berkomunikasi secara intensif tentang gejala-gejala yang dihadapi organisasi, seperti seorang dokter, Konsultan ISO pun tidak akan mengetahui permasalahan yang dihadapi dengan pasti dari organisasi kalau tidak disampaikan keluhan-keluhan yang dirasakan.

Ada pepatah yang mengatakan, “Malu bertanya sesat dijalan” hal ini pula lah yang dirasakan oleh beberapa klien, kadang Konsultan ISO hanya menggeneralisir permasalahan secara umum, padahal treatment-nya berbeda-beda, dan harus disesuaikan dengan penyelesaian teknis terkait, semoga tulisan ini memberikan pencerahan dan gambaran tentang jenis konsultasi yang anda butuhkan.

Jadi tunggu apalagi, bila anda merasakan ada kebutuhan sistem yang harus segera diaplikasikan dalam organisasi, takut kalau nanti dibiarkan terlalu lama akan merusak tatanan organisasi, jangan ragu-ragu silahkan hubungi kami isokonsultindo. Sebagai Konsultan ISO Professional, Qualified, Berpengalaman tetapi juga Ekonomis, Mudah dan Cepat. Kami memberikan garansi kepuasan pada semua klien kami. Silahkan klik pada link Konsultan ISO berikut.

11 Langkah Untuk Mendapatkan ISO 9001:2015

Bagi perusahaan yang belum terbiasa dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM) atau Quality Management System (QMS) ISO 9001:2015 mungkin akan mengalami kesulitan dalam mengaplikasikannya, darimana harus memulai, persyaratan apa yang harus di penuhi ,dll.

Berikut ini kami akan coba untuk membuat summary step by step dalam mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015
1. Pimpinan organisasi harus menetapkan untuk menerapkan SMM/QMS ISO 9001:2015.

2. Organisasi menetapkan SDM sebagai anggota Working Group dalam pelaksanaan sistem ISO 9001:2015 yang terdiri dari ketua proyek dan tim. Tim minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi/departemen dari pimpinan departemen dan staf-nya.

3. Penetapan Manajemen Representatif boleh ada atau ditiadakan, tetapi Top Management harus terlibat didalam penerapan sistem ini sebagai fungsi Leadership.

4. Untuk memastikan penerapan sistem ISO 9001:2015 ini dapat berjalan dengan baik, tetapkan anggaran untuk biaya Konsultan ISO dan Sertifikasi ISO

5. Tetapkan waktu untuk melakukan Training ISO (biasanya melalui konsultan) untuk seluruh karyawan meliputi Training Awareness (pengenalan) Training Dokumentasi dan Training Internal Audit.

6. Bandingkan sistem yang sebelumnya sudah berjalan dengan Standar Mutu ISO 9001 (SMM/QMS), lakukan analisa mengenai apa saja yang belum di terapkan.

7. Tetapkan kebijakan, Struktur Organinsasi, Job Desk, KPI (Key Performance Indicator) atau target, manual mutu dan prosedur kerja dari masing-masing departemen didalam organisasi.

8. Bila dibutuhkan penjelasan lebih terperinci dari prosedur kerja dapat dibuat instruksi kerja dan formulir kerja pendukungnya.

9. Terapkan SMM/QMS minimal 3 bulan untuk memastikan seluruh karyawan telah mengerti, mematuhi dan menjalankannya.

10. Lakukan Audit Internal perusahaan dan lakukan rapat tinjauan manajemen.

11. Undang badan sertifikasi untuk melakukan audit perusahaan dan selesaikan semua NC (Non Confirmity) bila terdapat temuan dalam audit BS.

Selamat, anda siap mendapatkan Sertifikasi ISO 9001:2015

Kami memberikan garansi kelulusan 100% pada klien-klien kami. 

Bila anda membutuhkan Jasa Konsultasi ISO professional, qualified, berpengalaman tetapi juga ekonomis, mudah dan cepat silahkan hubungi isokonsultindo klik pada link Konsultan ISO berikut.